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Tipps für die Textverarbeitung Word 2000 / 2003
Thema: Störende Leerzeichen vor vielen Sätzen schnell entfernen Tipp: Beim Kopieren von Informationen aus dem Internet in ein Dokument schleichen sich häufig unerwünschte Leerzeichen am Anfang der einzelnen Zeilen ein. Die überflüssigen Zeichen lassen sich schnell entfernen. Dazu markieren Sie die betroffenen Absätze und wählen in der Symbolleiste "Format" den Befehl "Zentriert". Beim Zentrieren von Texten werden automatisch die Leerzeichen am Anfang der neuen Absätze. Thema: Schnelles Löschen von Wörtern Tipp: Ganze Wörter können blitzschnell gelöscht werden. Halten Sie beim Löschen von Zeichen (sowohl mit der Rücklöschtaste als auch mit der Entf-Taste) zusätzlich Strg-Taste gedrückt. Jetzt wird nicht mehr zeichenweise gelöscht, sondern wortweise.
Thema: Mehrere geöffnete Dokumente gemeinsam schließen Tipp: Sie haben viele Dokumente geöffnet und möchten nicht jedes Dokument einzeln schließen? Öffnen Sie bei gedrückter Shift-Taste das Menü "Datei", der Menüpunkt "Schließen" zeigt sich als Menüpunkt "Alles schließen". Klicken Sie diesen Menüpunkt an. Unter Umständen wird bei noch nicht gespeicherten Dateien abgefragt, ob die Datei gespeichert werden soll.
Tipp: Sie haben die automatische Silbentrennung eingeschaltet, aber an manchen Stellen trennt Word falsch? Sie möchten ohne die Silbentrennhilfe von Winword Trennstellen markieren? Nutzen Sie dazu die Möglichkeit des bedingten Trennstriches, sie erhalten den bedingten Trennstrich durch die Tastenkombination Strg + -. Dieser Trennstrich übergeht den automatisch eingefügten Trennstrich von Word, dieser Trennstrich wird nur gedruckt, wenn er am Zeilenende steht, steht er in der Mitte der Zeile, weil nachträglich noch Text eingefügt wurde, wird der bedingte Trennstrich nicht mitgedruckt.
Tipp: Sie vermissen einen Menüpunkt, der eben noch vorhanden war? Sie erinnern sich, dass Ihr Mauszeiger sich kurz davor zu einem schwarzen Minus verändert hatte? Der veränderte Mauszeiger entstand durch den Gebrauch der Tastenkombination Strg + Alt + Bindestrich oder Strg + AltGr + Bindestrich, danach haben Sie einen Befehl, nämlich den, der jetzt fehlt, angeklickt. Praktisch ist der veränderte Mauszeiger, wenn man die Liste der zuletzt verwendeten Dateien im Menü Datei bereinigen will oder wenn man benutzerdefinierte Menüs hat, die man angleichen möchte. Wenn Sie rechtzeitig Ihren Fehler bemerken, können Sie vor angerichtetem Unheil durch einfaches Drücken der ESC-Taste abbrechen. Sie erhalten Ihr altes Menü mit dem nun fehlenden Menüpunkt folgendermaßen wieder: Wählen Sie im Menü Extras Anpassen, klicken Sie auf der Karteikarte Symbolleisten auf die Symbolleiste Menü, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen. Damit ist der alte Zustand Ihrer Menüs wieder hergestellt.
Thema: Schnelles Einfügen von Datum und Uhrzeit Tipp: Sie können in Ihrem Dokument über die Tastenkombination Shift + Alt + D schnell das Tagesdatum einfügen und mit der Tastenkombination Shift + Alt + T die aktuelle Uhrzeit. Mit diesen Tastenkombinationen werden Felder eingefügt, die noch verändert werden können, möchten Sie eine nachträgliche Änderung verhindern, markieren Sie das eingefügte Feld und wandeln es mit Hilfe der Tastenkombination Strg + Shift + F9 in normalen Text um.
Thema: Felder in Text umwandeln Tipp: Sie möchten bestimmte Felder nicht mehr aktualisieren? Ihr Datum im Brief soll als Tagesdatum erhalten bleiben und nicht als Druckdatum bei jedem Druck aktualisiert werden? Ihr Inhaltsverzeichnis soll in ein anderes Dokument eingefügt werden und die Seitenzahlen werden nicht gedruckt? Markieren Sie das Feld, das nicht mehr aktualisiert werden soll und drücken Sie die Tastenkombination Shift + Strg + F9. Der Feldinhalt wird mit dieser Tastenkombination in normalen Text umgewandelt, der in dieser Form dauerhaft bestehen bleibt.
Tipp: Will man einzelne Formate direkt und schnell übertragen, kann man sich des Pinsels in der Standardsymbolleiste bedienen, der Pinsel kann nicht nur Zeichenformate, sondern auch Absatzformate übertragen. Übertragen von Zeichenformaten: Setzen Sie den Cursor in das Wort, dessen Formatierung kopiert werden soll, klicken Sie das Pinselsymbol an, klicken Sie anschließend in das Wort, das das Format erhalten soll oder markieren Sie einen Textabschnitt, der das Format erhalten soll. Übertragen von Absatzformaten: Markieren Sie den Absatz, dessen Format Sie kopieren möchten, klicken Sie auf das Pinselsymbol, markieren Sie danach den Absatz, der das Format erhalten soll. Wichtig ist, dass die Absatzendemarke (der Bierseidel) markiert wird. Wollen Sie das Format mehr als einmal übertragen, also auf mehrere nicht zusammenhängende Textteile, aktivieren Sie den Pinsel mit einem Doppelklick. Der Pinsel bleibt aktiv bis Sie ihn mit einem einfachen Mausklick wieder ausschalten.
Tipp: Ihr Text enthält mehrere Informationen über E-Mail-Adressen oder über Web-Adressen? Winword stellt diese Textelemente automatisch unterstrichen dar. Falls Sie diese Unterstreichungen von vornherein vermeiden möchten, wählen Sie Extra AutoKorrektur, auf der Karteikarte AutoFormat während der Eingabe entfernen Sie den Haken vor Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks, die entsprechenden Textstellen werden nun wie normaler Text dargestellt. Falls Sie bereits Ihren Text in entsprechender Weise dargestellt haben, können Sie den markierten Hyperlink mit der Tastenkombination Strg + Shift + F9 in normalen Text zurückverwandeln oder über Einfügen Hyperlink und die Schaltfläche Hyperlink entfernen das selbe erreichen.
Thema: Längere Liste der zuletzt verwendeten Dateien Tipp: Im Menü Datei finden Sie normalerweise eine Liste der zuletzt geöffneten Dateien, doch oft ist genau die, die sie darüber öffnen möchten gerade nicht mehr dabei. Verlängern Sie die Liste mit Extras Optionen, auf der Registerkarte Allgemein erhöhen Sie die Zahl bei „Liste der zuletzt geöffneten Dateien“ auf 9, mehr ist leider nicht möglich.
Thema: Standard-Schriftart verändern Tipp: Ihnen gefällt die Schriftart nicht, die als Standard für jedes Dokument gewählt ist? Ihnen ist die Schrift zu klein? Wählen Sie Format Zeichen, suchen Sie die Schriftart und die Schriftgröße aus, die Standard werden soll, klicken Sie anschließend die Schaltfläche Standard unten links im Dialogfeld, Word fragt nach, ob die Schriftart geändert werden soll und weist darauf hin, dass diese Änderung sich auf alle neuen Dokumente bezieht, die auf einer bestimmten Dokumentvorlage, meist normal.dot, basieren. Bestätigen Sie diese Meldung mit JA.
Thema: Symbolleisten untereinander Tipp: Sie möchten die Symbolleisten wie früher in Word 97 und Word 6.0 in zwei Zeilen dargestellt haben? Wählen Sie das Menü Extras Anpassen, auf der Registerkarte Optionen deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Standard- und Formatsymbolleiste teilen sich eine Zeile“.
Thema: Symbolleiste verschwunden Tipp: Ihnen fehlt eine Symbolleiste? Wählen Sie Ansicht Symbolleiste und klicken Sie die fehlende Symbolleiste wieder ein. Alternativ können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste in die Symbolleisten in dem dann erscheinenden Kontextmenü die fehlende Symbolleiste wieder einschalten.
Thema: Wörter und Absätze auf Standard zurückführen Tipp: Möchten Sie die Zeichenformatierung eines Wortes oder mehrerer Worte zu einem Standard zurückführen? Drücken Sie einfach Strg + Leertaste, schon sind alle Zeichenformate entfernt. Einen Absatz setzen Sie zurück, indem Sie die Tastenkombination Strg + Q drücken.
Thema: Menüs mit allen Befehlen anzeigen Tipp: Sie möchten die Menüs wie früher in Word 97 und Word 6.0 in voller Länge dargestellt haben? Wählen Sie das Menü Extras Anpassen, auf der Registerkarte Optionen deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst an“. Brauchen Sie die vollständige Anzeige der Menüs allerdings nur gelegentlich, öffnen Sie die Menüs zu diesen Gelegenheiten mit einem Doppelklick.
Thema: unvollständiger Ausdruck der Seitenzahl Tipp: Wieso druckt mein Drucker ab Seite 10 immer nur die 1, ab Seite 20 immer nur die 2 etc.? Überprüfen Sie die Einrichtung Ihrer Kopfzeile. Ansicht Kopf- und Fußzeile, klicken Sie auf die Seitenzahl, erscheint die Seitenzahl nun in einem Rahmen? Falls ja, vergrößern Sie den Rahmen mit Hilfe der Markierungspunkte, schließen Sie die Kopf-/Fußzeile und versuchen Sie den Druck erneut.
Thema: Grafik wird nicht angezeigt Tipp: Ich habe meine Grafik eingefügt, aber wieso wird sie nicht angezeigt? Überprüfen Sie mit Format Absatz Ihren Zeilenabstand. Haben Sie einen Zeilenabstand eingestellt, der Genau ... pt ist? Stellen Sie den Zeilenabstand auf Einfach oder auf Mindestens ... pt ein.
Tipp: Jeder Drucker lässt einen Seitenrand, der nicht bedruckt werden kann. Man kann diesen nichtbedruckbaren Seitenrand folgendermaßen ermitteln: Öffnen Sie den Dialog Datei Seite einrichten, setzen Sie alle Seitenränder auf 0, bestätigen Sie die erscheinende Fehlermeldung (Seitenränder liegen außerhalb des bedruckbaren Bereiches) mit einem Klick auf die Schaltfläche Korrigieren. Word setzt nun automatisch die Seitenränder in die Felder ein, die mindestens sein müssen, die nicht bedruckbaren Seitenränder sind von Druckermodell zu Druckermodell unterschiedlich.
Thema: Textteile zusammenhalten Tipp: Sie schreiben einen Text und zwei Textteile, die nicht aufgeteilt werden sollen, wie zum Beispiel § 12 oder DM 100 werden durch den Zeilenumbruch voneinander getrennt? Das lässt sich dadurch verhindern, dass Sie zwischen den Textteilen ein sogenanntes geschütztes Leerzeichen schreiben, sie erhalten ein geschütztes Leerzeichen durch die Tastenkombination Strg + Shift + Leertaste (gleichzeitig drücken). Das geschützte Leerzeichen verbindet die Textteile untrennbar miteinander, sie befinden sich immer auf der gleichen Zeile.
Thema: Fußnotentrennlinie/Fußnotenfortsetzungstrennlinie verändern Tipp: Sie finden Ihre Fußnotenlinie zu lang? Die Fußnotentrennlinie soll die gleiche Länge haben wie die Fußnotenlinie? Schalten Sie um in die Normalansicht (Menü Ansicht, Normal), wählen Sie aus dem Menü Ansicht Fußnoten. Ihr Fenster wird jetzt geteilt, im oberen Bereich befindet sich Ihr Text, im unteren Bereich Ihre Fußnoten. Im Fußnotenbereich sehen Sie eine Symbolleiste, unteren anderen ein Symbol mit einem Auswahlfenster, standardmäßig steht Alle Fußnoten darin. Klicken Sie dieses Auswahlfenster auf, die Liste besteht aus Alle Fußnoten, Fußnotentrennlinie, Fußnotenfortsetzungstrennlinie und Fußnotenfortsetzungshinweis. Klicken Sie auf Fußnotentrennlinie, die Fußnotentrennlinie erscheint im Fenster. Sie können Sie markieren und löschen oder kopieren, Sie können statt dieser Linie beliebige Zeichen eintragen. Öffnen sie erneut die Liste für die Trennlinien, klicken Sie auf Fußnotenfortsetzungstrennlinie, markieren Sie die Trennlinie, falls Sie die Fußnotentrennlinie kopiert hatten, können Sie sie jetzt einfügen und haben eine verkürzte Fußnotenfortsetzungstrennlinie.
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